15. Datenschutzhinweise nach § 14 KDG Stand 10. Juni 2025

Datenschutzhinweise nach § 14 KDG für die videogestützte Kommunikation und den digitalisierten Informationsaustausch an der Privaten Mädchenrealschule St. Josef


Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Schülerinnen im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.


Zweck der Verarbeitung

Das Lehrerkollegium unserer Schule nutzt das Tool „Teams“, zur videogestützten Kommunikation sowie zum digitalisierten Informationsaustausch. Innerhalb des Tools „Teams“ gibt es eine Chat Funktion, die begleitend zur Videokonferenz oder unabhängig davon genutzt werden kann. Über diese Funktion wird eine Einzelkommunikation zwischen den Lehrkräften ermöglicht. Über das in „Teams“ integrierte Dateiablagesystem werden (ausschließlich nichtpersonendatenbezogene) Materialien, z.B. Mustervorlagen für den Unterricht, ausgetauscht.

„Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.


Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durch-führung des Videounterrichts sowie mit dem zugehörigen digitalen Informationsaustausch steht, ist die Private Mädchenrealschule St. Josef.

Hinweis: Soweit die Internetseite „teams.microsoft.com“ aufgerufen wird, ist Microsoft als Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Den Schülerinnen und Lehrkräften stehen die Funktionen von Microsoft Teams im Rahmen der genutzten Lizenzen online sowie als WebApp zur Verfügung.

Alternativ ist es auch möglich über die lokal installierte App „Teams“ zu arbeiten. Auch hier werden die erforderlichen Daten, Dienste und Programme über Microsoft zur Verfügung gestellt.


Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von mehreren Faktoren ab:

- Einstellungen bei der Konfiguration des Dienstes durch die Private Mädchenrealschule St. Josef

- Persönliche Einstellungen des Nutzers (Lehrers)


Folgende Datenkategorien werden hierbei verarbeitet:

- Funktionsdaten (Login- und Konfigurationsdaten)

- Telemetriedaten (insbesondere technische Diagnosedaten, sowie anonymisierte Daten über die Nutzung des Dienstes)

- Inhaltsdaten (von Lehrern gespeicherte und genutzte Daten wie Unterlagen für den Unterricht, Chat-Inhalte, …)


Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer (Schülerin): Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional)


Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen


Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.


Text-, Audio- und Videodaten: Es besteht die Möglichkeit, begleitend zur Videokonferenz Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die eingegebenen Texte verarbeitet, um diese anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Videokonferenz die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera und/oder Mikrofon können jederzeit selbst über die „Teams“-Applikationen ab- bzw. stummgeschaltet werden.


Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Teams“, um Videokonferenzen zwischen den Lehrern sowie den digitalen (und damit schnellen und einfachen) Austausch von Unterlagen zu ermöglichen. Es werden ausschließlich nicht personenbezogenen Unterlagen ausgetauscht, z.B. Mustervorlagen und keine von Dritten befüllten Unterlagen.

Die Chatfunktion dient ausschließlich dem Informationsaustausch. Die Lehrer sind gehalten eine angemessene Netiquette innerhalb dieser Kommunikation einzuhalten. Die Chat-Aufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. § 24 KDG kommt nicht zum Einsatz.


Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf § 6 Abs. 1 lit. b) Kirchliches Datenschutzgesetz (KDG), Einwilligung der Betroffenen.


Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte im Sinne des KDG weitergegeben.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies für die Erbringung des Services erforderlich ist. Zum Schutz der Lehrer und Schülerinnen wurde mit Microsoft ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) abgeschlossen.


Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Die Datenhaltung für den Service „Teams“ befinden sich in Deutschland, für Outlook und Sharepoint in Europa.

„Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Drittland kann daher nicht absolut ausgeschlossen werden.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln zwischen Microsoft und dem BGV Fulda angestrebt. Auf Grund diverser Gesetze in USA ist jedoch kein absoluter Schutz der personenbezogenen Daten möglich.

So stehen US-Behörden im Rahmen des Foreign Intelligence Surveillance Acts (FISA 702) Prüfungsrechte zu, ohne dass sich Betroffene aus der EU dagegen wehren können.

Bei einer Risikoanalyse sind wir zu der Überzeugung gelangt, dass hier zwar Risiken für die Freiheit und informationelle Selbstbestimmung durch Nutzung von Teams bestehen, diese aber als nur gering zu bewerten sind. Dem gegenüberzustellen sind die Risiken, die beim Einsatz von alternativen Lösungen entstehen. Auf Basis unserer Erfahrungen waren das für uns insbesondere Zuverlässigkeit, Bedienbarkeit und Sicherheit bei eigener Administration. Die Vorteile für Lehrer, Videokonferenzen zuverlässig und stabil auf einer für alle einfach zu bedienenden und sicher administrierten Plattform anbieten zu können, haben für uns gegenüber den Risiken für einen eventuellen Datenabfluss zu den Behörden in USA überwogen.


Datenschutzbeauftragter

Das Bistum Fulda hat einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt: datenschutz-bistum@bistum-fulda.de.


Die Rechte der Lehrer als Betroffene der Datenverarbeitung

Den Lehrern der Privaten Mädchenrealschule St. Josef stehen die Rechte Betroffener gem. Abschnitt 2 (§§ 17-25) KDG zu, welche durch sie selbst wahrgenommen werden können. Dazu zählen:

Es besteht das Recht auf Auskunft, ob und welche personenbezogenen Daten über die Lehrer verarbeitet werden

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben haben oder berechtigt sind für diese Person Auskunft zu verlangen.

Ferner besteht im Rahmen der gesetzlichen Regelungen ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.

Betroffene haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogener Daten, die aufgrund von § 6 Abs. 1 lit. f) oder g) KDG erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Es besteht grundsätzlich und kostenfrei die Möglichkeit sich zur Wahrnehmung der Betroffenenrechte an den Datenschutzbeauftragten des Bistums Fulda zu wenden.


Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Verarbeitung besteht. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Bei Abmeldung der „Teams“ Lizenz werden die personenbezogenen Daten automatisiert nach 90 Tagen gelöscht.


Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt

Frau Ursula Becker-Rathmair

Diözesandatenschutzbeauftragte

Domplatz 3

60311 Frankfurt am Main

E-Mail: info@kdsz-ffm.de

Tel.: 069 / 800 871 8800


Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.